Paragraaf Informatisering

Het huidige informatiebeleidsplan is ons stuurinstrument, sluit aan op de visie en doelstellingen van de organisatie en is onderverdeeld in een zevental thema’s. Deze thema’s zorgen voor een scherpere sturing op de ambities en de prioritering van de verschillende projecten.
Hieronder volgt een korte uitleg per thema en worden enkele ambities voor 2020 benoemd. Voor meer inhoudelijke informatie wordt verwezen naar het Informatiebeleidsplan 2017-2021. Het Informatiebeleidsplan wordt in 2021 vernieuwd.

1. Externe trends en ontwikkelingen

De externe trends en ontwikkelingen op onder meer gegevensmanagement en informatieveiligheid  zijn veelal inhoudelijk uitgewerkt in de andere thema’s.
In 2020 zijn onder meer de volgende activiteiten gerealiseerd:

• Verdere voorbereidingen treffen vanuit DIV voor de optimalisatie van de toegankelijkheid van informatie en de uitwisseling van informatie tussen overheden op grond van het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) uit Archief 2020 en de ontwikkeling van het e-Depot.
• Uitvoeren werkzaamheden rondom de i-component van de Omgevingswet, waaronder het DSO (Digitaal stelsel omgevingswet).  Dit vindt plaats binnen het programma Omgevingswet;
• Ondersteuning bij de verdergaande digitalisering van de dienstverlening naar aanleiding van Plasterk 2017 en de VNG/KING Agenda 2020. Dit is onderdeel van de digitale transformatie.

2. Plaats-, tijd-, en apparaat-onafhankelijk werken

Met de introductie van activiteitgericht werken en de nieuwe huisvesting is actief afstemming geweest om tot een passend totaalconcept te komen voor de ICT-component rond de werkplekken in het vernieuwde gemeentehuis. In 2019 zijn reeds alle ICT-werkplekken vervangen en laptops uitgereikt en daarop is nu verder geanticipeerd.
In 2020 zijn onder meer de volgende activiteiten gerealiseerd:

• Diverse maatregelen om het massale thuiswerken door COVID-19 nog beter te ondersteunen, waaronder het implementeren van Microsoft Teams voor de medewerkers, het implementeren van digitaal vergaderen voor raadsleden en het verstrekken van ICT-thuiswerkapparatuur.

3. Informatieveiligheid

Plaats- en tijd onafhankelijk werken, integrale klantbeelden, samenwerking in ketens en steeds meer apparaten waarmee informatie wordt ontsloten en toenemende cybercriminaliteit. Dit is een greep uit de ontwikkelingen van de afgelopen jaren die duidelijk maken dat de beveiliging van informatie en het waarborgen van de privacy steeds belangrijker en complexer is geworden.
In 2020 zijn onder meer de volgende activiteiten gerealiseerd:

• Informatieveiligheid is en blijft een belangrijk onderwerp. Werkprocessen en informatiesystemen zijn aan verandering onderhevig. Daardoor is het noodzakelijk deze regelmatig te analyseren om de risico’s die de organisatie loopt wanneer de beschikbaarheid, de integriteit en de vertrouwelijkheid van de informatie in het proces of het systeem niet is gewaarborgd, in kaart te brengen. Onder meer wordt jaarlijks, zo ook in 2020, een Pentest uitgevoerd, waarna geconstateerde bevindingen worden opgepakt. Jaarlijks wordt eveneens uitvoering gegeven aan de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA).
• Verder anticiperen we op wet- en regelgeving zoals de Omgevingswet en de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) rond effecten/ gevolgen op bedrijfsprocessen en de daarin aanwezig risicovolle en privacy gevoelige data. Er zijn diverse risico reducerende maatregelen getroffen en data protection impact assessments worden uitgevoerd;

4. Gegevensmanagement
Gegevensmanagement is in feite het fundament van de informatievoorziening. De gegevens moeten voldoen aan de kwaliteitsaspecten: juistheid, volledigheid en tijdigheid. De gevoeligheid van de gegevens bepaalt of en in hoeverre de gegevens actief gedeeld en gecombineerd mogen worden. Het is dus van groot belang om werk te maken van zogenaamde data-classificatie.
In 2020 zijn onder meer de volgende activiteiten gerealiseerd:

• De upgrade van NGdW (NedGeodataWarehouse) naar NedCore voor de opslag en het beheer van geografische informatie; Diverse updates hebben plaatsgevonden, werkzaamheden lopen door in 2021.
• Dataclassificatie om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Baseline informatiebeveiliging overheid (BIO, de overheidsbrede opvolger van de BIG die alleen op gemeenten zag). Hiermee is gestart en de activiteiten lopen door in 2021;
• Het realiseren van diverse aansluitingen op grond van de Generieke Digitale Infrastructuur (GDI); Er zijn diverse nieuwe aansluitingen gerealiseerd waarbij dit, door ontwikkelingen binnen het GDI, een continue proces wordt.
• Continu: Het uitvoering geven aan diverse beveiligingsmaatregelen uit de BIO.

5. Doorontwikkeling team IMF

Team Informatiemanagement  werkt op basis van governance, onder architectuur en steeds meer met portfoliomanagement. Deze andere werkwijze stelt ons in staat om meer en verder vooruit te kijken om vraagstukken in hun volledige context en impact te kunnen beoordelen.
In 2020 zijn onder meer de volgende activiteiten gerealiseerd:

• De professionalisering van de regie op ICT;
• Het verder opstellen van de applicatie-, technische, proces- en informatiearchitectuur.

6. Beheer IMF / regulier werk

Naast de projecten zijn er natuurlijk ook nog de reguliere werkzaamheden om de organisatie te ondersteunen bij de uitvoering van hun dagelijkse processen. Daarnaast zijn er nog beheersactiviteiten om de diverse applicaties en de verdere ICT-omgeving actueel te houden. Hieronder enkele omvangrijke activiteiten
In 2020 zijn onder meer de volgende activiteiten gerealiseerd:

• Aanbesteden technisch ICT- en werkplekbeheer afgerond;
• Invoeren en optimaliseren nieuwe IP-reeks afgerond.
• Uitvoeren van fase 4 en 5 van Identity Access Management (IAM) ter vervolmaking van het proces personele instroom, doorstroom, uitstroom en de geautomatiseerde toekenning van de juiste rollen en rechten aan functionarissen. Dit loopt door in 2021.

7. Organisatieontwikkelingen

Dit betreft ondermeer het actief ondersteunen van veelal niet direct te plannen of te begroten ontwikkelingen in de organisatie.
In 2020 zijn de volgende activiteiten gerealiseerd:

• Uitvoeren van diverse projecten rondom ICT, Facilitair en DIV in verband met de verbouwing van het gemeentehuis.
• De ondersteuning van de ontwikkelingen rondom zaakgericht werken en het optimaliseren en uniformeren van de documentmanagementsystemen zijn opgenomen in het programma digitale transformatie.

8. Digitale transformatie

Naar aanleiding van de evaluatie Zaakgericht werken is in 2019 een visie Digitale Transformatie opgesteld om het digitaal werken en de digitale dienstverlening beter mogelijk te maken. De raad heeft in april 2020 ingestemd met het programmaplan.

In 2020 zijn de volgende activiteiten gerealiseerd:

• Aanbesteding en gunning van het zaaksysteem, dms en de centrale zoekmachine.
• Voorbereidende werkzaamheden voor de livegang van het nieuwe zaaksysteem en de migratie van de content uit de systemen waarvan de contracten zijn opgezegd.