Wat hebben we bereikt in 2020?

Bron Programmabegroting 2020: Innovatiebudget Nieuwe Verbindingen
Inmiddels zijn er diverse onderdelen van processen met repeterende handelingen onderkend waar robotica (RPA) van meerwaarde is. De software voor RPA is verworven. De daadwerkelijke toepassing van RPA vindt in 2021 plaats.

Bron Programmabegroting 2020: Vervanging Zaaksysteem (en mogelijk DocumentManagementsysteem) met bijhorende modules in relatie tot de digitale agenda, dienstverlening en privacy

De aanbesteding en de gunning van het zaaksysteem, de generieke zoekmachine en de website zijn eind 2020 afgerond. De implementatie en livegang vinden plaats in 2021.

Bron Programmabegroting 2020: Digitaliseren bouwdossiers
De digitalisering van de bouwdossiers verloopt volgens planning en wordt dus in 2022 afgerond.

Bron Programmabegroting 2020: Informatieveiligheid- en privacy bewustwording en Privacy Officer

De bewustwordingssessies informatieveiligheid zijn in 2020 voorbereid en worden door COVID-19 in 2021 uitgevoerd. De invulling van de functie Privacy Officer (PO) is door COVID-19 en de personele wisselingen van de functies FG en CISO vertraagd. De FG en CISO maken een plan voor de wijze waarop de PO-functie ingevuld kan worden. Gedurende 2020 was de functie van PO bij een externe belegd.

Bron Programmabegroting 2020: Verzamelpost diverse ICT-voorzieningen
Per 2021 nemen we een applicatie in gebruik om te kunnen voldoen aan het recht op verzoeken van inzage, verwijderingen of aanpassingen van persoonsgegevens door natuurlijke personen. De voorbereidingen hiervoor zijn in 2020 uitgevoerd. De jaarlijkse penetratietest in ons datacentrum voor de informatieveiligheid is in 2020 uitgevoerd. De beeldbank-applicatie voor het beheren van foto’s is in 2020 aangeschaft en de inrichting is afgerond. Begin 2020 hebben we verkend welke acties ondernomen moeten worden om de informatiesystemen klaar te maken om overdracht naar het e-Depot mogelijk te maken. Landelijk vinden er ook nog diverse verkenningen plaats naar oplossingen rondom het e-Depot. Het monitoren van sociale media, blogs en nieuwssites en de webcare wordt actief uitgevoerd. Het nieuwe Informatiebeleidsplan (IBP) 2022-2026 wordt in 2021 opgesteld.

Bron Programmabegroting 2020: ARBO-beleid
In 2020 hebben we uitvoering gegeven aan een werkdruk/ stress onderzoek onder al onze medewerkers. Uit het eerder gehouden medewerkersonderzoek kwam naar voren dat onze werkdruk hoog wordt ervaren. Dit in combinatie met de manier van werken vanwege COVID-19 maakt het risico op uitval groter. Dankzij het werkdruk/stress onderzoek hebben we bij medewerkers interventies kunnen uitvoeren zodat uitval is voorkomen.

Bron Programmabegroting 2020: Communicatiebeleidsplan
Team Communicatie is in 2020 voortvarend aan de slag gegaan met het communicatiebeleidsplan Communicatie Anno Nu en met de aanbevelingen uit het rapport van de Maatschap.

Er is een social media strategie uitgewerkt, waarbij nadrukkelijk is gekozen voor inzet op online interactie, webcare en een duidelijke contentplanning. Er is een mediamedewerker aangetrokken die online en offline inzet op dialoog en dienstverlening. Er is een Newsroom opgezet, waar wekelijks ‘buiten naar binnen’ wordt gehaald. Dat wordt intern gedeeld met de organisatie, waardoor er inhoudelijk beter aangesloten wordt met wat er leeft in de samenleving. Er is een slag gemaakt op het professionaliseren van de advisering. Er is een coördinator aangesteld die het team helpt bij prioriteiten stellen en keuzes maken. Het social intranet is in maart 2020 opgeleverd, zodat de organisatie met elkaar in (online) verbinding blijft. In 2020 is er gewerkt aan een beeldbank, die per januari 2021 beschikbaar is voor medewerkers van de organisatie.

Bron Programmabegroting 2020: Transitiebudget
Alle verordeningen die in de gemeente zijn vastgesteld zijn onderworpen aan een kritische juridische toets. Dit heeft geresulteerd in de aanpassing van 22 verordeningen en intrekking van 12 verordeningen. Hierdoor is het verordeningenbestand van de gemeente juridisch weer up-to-date en zijn sommige omissies hersteld.

Bron Voortgangsrapportage 2020: Bijstelling investeringskrediet Verbouwing Gemeentehuis met provinciale bijdrage Power Parking
In 2020 deed zich de kans voor om de geplande zonnepanelen, accu’s en oplaadpunten voor auto’s die waren voorzien op Lelystad Airport, over te nemen en te integreren in de al geplande Solar Parking achter het gemeentehuis. Vanuit de provincie Flevoland / Kansen voor West is daarvoor een subsidie van ruim 800.000 euro beschikbaar gesteld. Dit bedrag hebben we toegevoegd aan het investeringskrediet Verbouwing Gemeentehuis. Deze subsidie dekt de bijkomende kosten.

Bron Voortgangsrapportage 2020: Bijstelling budget informatieveiligheid
De voorbereiding op de Oracle migratie is gestart. De migratie heeft vertraging opgelopen, omdat Centric de nieuwe versie van Oracle nog niet had vrijgegeven voor haar eigen software. De migratie wordt in het eerste kwartaal van 2021 uitgevoerd.

Bron Voortgangsrapportage 2020: Extra kosten communicatie in verband met COVID-19
Communicatie leverde per nieuwe fase een communicatiestrategie- en aanpak op, om de samenleving en organisatie optimaal van informatie te kunnen blijven voorzien. Een voorbeeld is de campagne #geefelkaarderuimte, waarbij we hebben samengewerkt met inwoners om tot collectieve bewustwording rondom de COVID-19-maatregelen te komen. Ook de digitale koffiemomenten met de samenleving kwamen voort uit COVID-19-beperkingen, maar hebben toch mooie en vernieuwende ideeën opgeleverd. Intern dragen we bij aan enerzijds het in verbinding blijven met elkaar in deze tijd, en zorgen we ervoor dat de interne informatievoorziening rondom COVID-19 op orde is. Tenslotte liepen tijdens de COVID-19-pandemie de reguliere projecten, en dus ook de communicatie-inzet daarop,  door.